Como conseguir a nota fiscal de um produto
Capturar um documento fiscal faz parte da rotina das empresas no Brasil e as notas fiscais são documentos importantes para as transações comerciais.
E várias pessoas estão envolvidas nesse esforço para encontrar cada documento fiscal, já que ele vem de vários canais físicos e ou eletrônicos.
O resgate automatizado desses documentos tem vários benefícios e mitiga diversos riscos, porém, sabemos que é muito comum que esse trabalho seja manual, mesmo que antes e até durante a implementação de um sistema.
Nesse blog você conhecerá mais sobre a NF-e e NFS-e e vamos mostrar como é possível recuperar a segunda via de forma rápida e fácil.
O que é uma nota fiscal?
A nota fiscal é um documento que comprova uma transação comercial, seja a venda de um produto ou a prestação de um serviço. Ela contém informações essenciais, como o valor da compra, dados da empresa e do comprador, além dos códigos que vão detalhar os produtos ou serviços adquiridos.
Esse documento é fundamental para garantir a legalidade da operação e os direitos do consumidor.
Existem diferentes tipos de notas fiscais, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), usada para venda de produtos, e a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), utilizada para a prestação de serviços.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e é um documento digital que substitui a nota fiscal em papel, modernizando o processo de emissão e facilitando o armazenamento e consulta. Ela contém informações detalhadas sobre os produtos vendidos, os valores envolvidos e os impostos recolhidos.
Com a entrada da Reforma Tributária, algumas coisas serão ajustadas. Durante a fase de teste, que será em 2026 CBS e IBS serão destacados na NF, mas não serão recolhidos. Porém, a partir de 2027, onde entra a fase de transição em si, os impostos serão substituídos gradativamente pelo IVA Dual e o IS.
O que não mudará é que o documento permanece sendo obrigatório para empresas que comercializam mercadorias. Igualmente a transmissão eletrônica continua para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é o documento digital que registra a prestação de serviços. Ela assegura que o serviço prestado está documentado e que os impostos, como o ISS, foram recolhidos corretamente.
O Portal da Prefeitura ou do município é quem emite o documento eletronicamente onde o serviço foi prestado, garantindo a conformidade fiscal.
E assim como a NF-e, a NFS-e é uma obrigatoriedade para empresas que atuam como prestadoras de serviços de qualquer natureza.
A exceção está para os MEIs, que precisam emitir a NFS-e apenas quando o serviço é prestado ou realizam uma venda para outras empresas. Caso a relação de serviço tenha sido estabelecida com uma pessoa física, gerar o documento se torna opcional.
Notas Fiscais e a Reforma Tributária
Como falamos antes, a Reforma Tributária exige uma adequação de layout dos documentos emitidos e como a liberação dos créditos tributários será via split payment, as emissões terão que seguir o padrão nacional.
Até o momento já temos um “padrão nacional” para a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) que deverá ser usado por todos os municípios a partir de janeiro de 2026.
Na mesma data, outros dois documentos também passam a ter um padrão, que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).
O impacto será que quem não atender a esse novo padrão, será em não conseguir emitir o documento e com isso ter problemas com o split payment e uso dos créditos.
Diferenças entre nota fiscal e recibo
O recibo é um documento simples que comprova o pagamento de uma dívida, mas que não formaliza a transação de forma tributária. Já a nota fiscal é um documento mais completo e formal, que atesta a transferência de posse de bens e comprova a transação.
O recibo é emitido quando o cliente quita um valor referente a um serviço ou produto, mas não substitui a nota fiscal. Um recibo pode ser emitido tanto por pessoas físicas quanto por empresas, exigindo apenas o CPF ou CNPJ do emitente.
A nota fiscal é um documento que registra a venda de produtos ou a prestação de serviços. Além de comprovar a transação, a nota fiscal traz detalhes contábeis e financeiros, incluindo os impostos devidos sobre a operação.
Por isso, é importante manter os cuidados para emissão das NF-e. Em tempos de Reforma, as alíquotas e formas de tributação serão realizadas automaticamente pela nuvem da Receita Federal, então, fique atento as mudanças, cadastros de prestadores e fornecedores, assim como, dos materiais.
Como conseguir a nota fiscal de um produto
Conseguir a nota fiscal de um produto é direito de todo consumidor e é obrigação do vendedor emitir o documento. Existem diferentes formas de acessar este documento, dependendo do tipo de compra e do canal utilizado.
- Compras em loja física: A nota deve ser entregue no ato da compra. Caso não receba o documento, exija a emissão, pois ele é essencial para a troca de produtos, garantias e outros direitos.
- Compras online: Geralmente, a nota fiscal acompanha o produto ou é enviada por e-mail. Muitas lojas também disponibilizam o documento para download em seus sites ou aplicativos.
Como conseguir a segunda via de nota fiscal
Caso tenha perdido o documento, é possível solicitar uma segunda via de nota fiscal para o estabelecimento. Aqui estão algumas opções:
- Entre em contato com o estabelecimento: Forneça informações como a data da compra e o número do pedido para facilitar o processo.
- Acesse o site ou aplicativo da loja: Muitas lojas online permitem o download da segunda via diretamente pelo site ou aplicativo.
- Consulta na Secretaria da Fazenda (SEFAZ): No caso de NF-e, é possível consultar o documento no portal da SEFAZ, utilizando a chave de acesso que acompanha o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
- Utilize ferramentas que buscam a nota automaticamente: Ferramentas de automação, como a da Midas, são responsáveis por buscar, validar, padronizar e armazenar automaticamente todas as notas emitidas contra o seu CNPJ, facilitando o acesso rápido e seguro a qualquer documento fiscal sem a necessidade de buscas e processamentos manuais.
A empresa é obrigada a me fornecer segunda via da nota fiscal?
Embora a emissão de nota fiscal seja obrigatória para empresas, não existe uma lei específica que obrigue os estabelecimentos emitirem uma segunda via. No entanto, a maioria das empresas opta por fornecer a segunda via como uma forma de manter um bom relacionamento com o cliente, e o processo de emissão de uma nova via não gera custos adicionais para o vendedor.
Vale lembrar que as empresas são obrigadas a guardar as notas fiscais por pelo menos cinco anos, facilitando a recuperação dentro desse período.
Diferenças entre nota fiscal original e segunda via
Não existem diferenças entre a nota fiscal original e a segunda via. Ambos os documentos possuem as mesmas informações fiscais e legais. A segunda via é apenas uma reemissão do documento, com o mesmo valor legal e garante os mesmos direitos ao consumidor.
No caso da relação entre pessoas físicas, o cenário pode mudar um pouco, portanto, leia o nosso artigo: Descubra o que fazer quando a nota fiscal do fornecedor vem errada.
Existem alternativas para a nota fiscal?
Não existe nenhum documento com valor fiscal equivalente ao da nota fiscal, porém, existem algumas alternativas com funções similares.
Uma dessas opções é o cupom fiscal, comum em compras presenciais em lojas de varejo. Ele tem valor legal semelhante à nota fiscal, mas não identifica o cliente, o que o torna menos adequado para o transporte de mercadorias.
Já para prestadores de serviços, uma alternativa temporária é o Recibo Provisório de Serviços (RPS). Esse recibo pode ser emitido quando o sistema de nota fiscal eletrônica está fora do ar, e deve ser substituído pela NFS-e dentro de um prazo legal.
Emissão de nota fiscal
A emissão de nota fiscal é um processo necessário para qualquer empresa que comercializa produtos ou serviços, para realizar essa emissão é preciso passar por algumas etapas:
- Cadastro na SEFAZ: Registre-se na Secretaria da Fazenda do seu estado para obter a autorização para emitir NF-e.
- Adquira um certificado digital: O e-CNPJ é o mais utilizado, garantindo autenticidade e segurança na emissão das notas.
- Configure o sistema de emissão: É possível utilizar o próprio emissor de NF-e da SEFAZ. Faça a configuração com os dados necessários para garantir que todas as notas fiscais sejam emitidas corretamente.
- Preencha os dados da nota fiscal: Insira as informações do cliente, produtos ou serviços, e os impostos aplicáveis.
- Envie a nota fiscal à SEFAZ: O sistema faz isso automaticamente e retorna um protocolo de autorização se estiver tudo correto.
- Armazene e envie a nota fiscal ao cliente: Mantenha um registro das notas emitidas por pelo menos cinco anos, conforme exige a legislação.
Consultar nota fiscal emitida
Você pode consultar notas fiscais diretamente no portal da SEFAZ ou usar sistemas de gestão automatizados, que facilita a consulta e armazenamento de notas, eliminando a necessidade de processos manuais.
Simplifique a gestão de notas fiscais com a Midas
Com a Midas a sua empresa automatiza todo o processo de gestão de notas fiscais. O sistema busca automaticamente todas as notas emitidas contra a sua empresa, valida a autenticidade dos documentos, padroniza as NFS-e em um arquivo XML exclusivo, e ainda pode armazenar os documentos de forma segura pelo ano vigente e mais 5 anos (conforme a legislação vigente).
Conheça as vantagens:
- Processa e padroniza as notas de todas as prefeituras brasileiras, independentemente do layout, para o novo modelo.
- Recebe e valida todos os tipos de documentos fiscais (NF-e, CT-e, NFS-e, boletos, etc).
- Reduz processos fiscais de dias para minutos.
- Automatiza a busca do documento em sua origem.
- Mantém o fluxo de trabalho fluido.
- Garante que os pagamentos de fornecedores aconteçam no prazo.
- Diminui custos e riscos de penalizações fiscais.
- Aumenta a segurança no compliance fiscal.
Conheça essas e outras soluções da Midas que podem mitigar riscos e fazer com que a sua empresa ande em compliance, competitiva e forte no mercado.
